Digitalisierung im Mittelstand

In unserer Serie beleuchten wir, warum die Digitalisierung in Deutschland zum Erfolg dazugehört, geben besonders für den Mittelstand Tipps und Orientierung zum digitalen Einstieg oder Ausbau und zeigen Erfolgsstrategien.

Nach der Klärung des „Wann“ und der Vorteile der Digitalisierung geht es an die konkrete Umsetzung im eigenen Unternehmen. Wichtig ist dabei zu wissen, dass Digitalisierung in jeder Branche und in jedem Unternehmen zwar unterschiedlich aussieht, aber es dennoch einige Tipps für ein strukturiertes Vorgehen gibt, die wir hier vorstellen:

Schritt 1: Das „Warum“ mit Zielen beantworten

Soweit die Theorie und die klaren Vorteile der Digitalisierung – weit weniger klar sind oft die Ansatzpunkte: Wo können/sollten wir anfangen? Und wie könnte es aussehen? Stellen Sie dabei konkrete Fragen auf Ihr Geschäft bezogen, zum Beispiel:

• Wo wären Verbesserungspotenziale für Teamarbeit? Könnte es Zeit sparen, wenn Ihre Mitarbeiter digital in der Cloud zusammenarbeiten?
• Wie läuft ein Bestellprozess ab, nachdem von Einkauf per Telefon, Fax oder E-Mail und Excel-Liste auf einen Onlineshop umgestellt wurde? Kann dies nun vom Kunden selbst erledigt werden?
• Wäre es ein Vorteil, wenn Kunden Angebote öfter und digital erhalten, zum Beispiel per E-Mail?
• Wo und wie sollte der Vertrieb weiterhin als Ansprechpartner für Beratung bereitstehen?
• Könnten wir einen Teil oder die typischen, häufig gestellten Fragen des Kunden auch digital beantworten? Zum Beispiel auf der Website mit einem Hilfe-Bereich oder mit einem Chatbot?
• Wären neue Prozesse und Geschäftsmodelle durch eine Digitalisierung möglich? Kann einer Ihrer Angebote digital mehr und neue Kunden erreichen?

Aus diesen Vorüberlegungen entstehen Ziele. Zum Beispiel Zeitersparnis und bessere Zusammenarbeit im Fall von Punkt 1 oder gewonnene Kapazitäten im Vertrieb aus Punkt 2 und 3. So entsteht ein Bauplan für Ihre Digitalisierung, eine Strategie. In der finden sich Ziele, also mögliche Verbesserungen wie mehr Kundendialog oder effizientere Prozesse im Team und Ansatzpunkte für den Weg dorthin.

Schritt 2: Digitalen Reifegrad bestimmen

Heute ist es unwahrscheinlich, dass ein Unternehmen digital bei null anfangen muss. In den meisten Unternehmen sind schon bestimmte Bereiche digital gut aufgestellt. Das kann zum Beispiel der Vertrieb sein, bei dem Kundendaten in einem CRM-System erfasst und verarbeitet werden. Bevor die digitale Transformation startet, ist es sinnvoll den eigenen digitalen Fortschritt, genannt „digitalen Reifegrad“, zu bestimmen. Das funktioniert ganz einfach durch das Beantworten einer Reihe von Fragen. Bei diesen Fragen brauchen Sie keinen Digitalberater, sondern es gibt eine Reihe von kostenlosen Online-Checks, die bei Mittelstand-Digital.de aufgelistet sind, wie unter anderem der Selbstcheck des Kompetenzzentrums Bremen für den Mittelstand. Darin beantworten Sie Fragen zum Workflow „gibt es für die Verwaltung von Daten definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen?“, oder Technik wie „ist flächendeckendes WLAN zu ausreichender Geschwindigkeit vorhanden“. Die Antwort muss nicht eindeutig „Ja“ oder „Nein“ sein, sondern es gibt dabei Abstufungen. Am Ende des Selbstchecks folgt eine Analyse, die verrät wie weit die Digitalisierung schon fortgeschritten ist – und wo Ansatzpunkte für die nächsten Schritte liegen könnten.

Schritt 3: Digitale Strategie ableiten und definieren

Die Digitalisierung sollte kein Experiment oder Pilotprojekt sein – hier ist die Gefahr groß, sie nur halbherzig anzugehen. Richtig angegangen ist sie ein Teil der Geschäftsstrategie und wird als Digitalstrategie beschrieben. Sie definiert Ziele (in Schritt 1 beschrieben, wie sie entstehen), Kennzahlen und Zielwerte. Solche Kennzahlen können zum Beispiel Prozentzahlen oder ein Plus an Bestellungen oder Umsatz sein. Aus den Zielen lässt sich ein Umsetzungsplan ableiten – mit konkreten Ansatzpunkten aus dem digitalen Selbstcheck.

Die digitale Strategie ist nie fertig. Sie wird von festgelegten Verantwortlichen überprüft und weiterentwickelt.

Schritt 4: Die (richtigen) Menschen mitnehmen

Bei der Digitalisierung sprechen viele nur über Technologien, Daten und Software. Diese sind wichtig, aber wenn der Mensch nicht mitzieht, wenig erfolgreich. Es gilt früh digital aufgeschlossene Mitarbeiter für die Digitalisierung zu gewinnen und einen Digitalverantwortlichen zu bestimmen, zum Beispiel einen Chief Digital Officer (CDO). Dieser steuert und lenkt die Umsetzung, ist Botschafter für Digitalisierung im Unternehmen und vermittelt Ideen.

Schritt 5: Klein anfangen und ausbauen

Digitale Transformation bedeutet nicht alles umkrempeln, verändern und neu erfinden. Sie können klein anfangen und ein Projekt, ein Produkt, eine Abteilung, eine Marketing-Kampagne etc. digital verändern – und dann bei Erfolg ausbauen. Das mindert das Risiko und erleichtert den Anfang. Erste Erfolge motivieren Mitarbeiter und die Geschäftsführung die Transformation weiter auszubauen – bis hin zu neuen digitalen Produkten, Vertriebskonzepten und Dienstleistungen – falls sinnvoll.

Falls es intern an digitalem Know-how fehlt, lohnt es sich externe Berater zu beauftragen oder einen Digitalexperten einzustellen, um die Digitalisierung auch personell zu verankern.

Fazit: Strategisch vorgehen sichert den Erfolg

Der Erfolg der Digitalisierung hängt wesentlich von den ersten Schritten ab. Wenn Sie es schaffen, die richtigen Ziele zu setzen, Menschen abzuholen und Kompetenzen zu installieren, wird Digitalisierung nicht zum Selbstzweck, sondern zum Wettbewerbsvorteil. Wichtig ist bei vielen Zielen und ihrer Umsetzung, ist die richtige Technologie. Wir von GlobalConnect unterstützen Sie bei Fragen als Partner der Digitalisierung gerne. Im nächsten Teil unserer Serie lesen Sie im Detail, wie Sie Digitalisierung in der Praxis umsetzen können und wie sie aussehen kann.